Whistleblowerpolitik

Formål

Denne Whistleblowerpolitik gælder for anmeldelser indberettet under (virksomhedens) Whistleblowerordning

Formålet med whistleblowerordningen er at give alle ansatte mulighed for at foretage (anonyme eller ikke-anonyme) indberetninger om alvorlige og kritisable forhold uden at skulle frygte for negative konsekvenser. Formålet er desuden at sikre beskyttelse af personer, som bruger whistleblowerordningen, og opdage fejl og forsømmelser, som kan påføre os et økonomiske tab eller på anden måde skade (Virksomhedens) omdømme eller arbejdsmiljø.

Medarbejdere er ofte de første til at opdage uregelmæssigheder eller ulovlige forhold på arbejdspladsen. Derfor har vi etableret en intern whistleblowerordning, da det er vigtigt, at sådanne forhold kommer frem i lyset, og at der bliver taget hånd om dem.

Hvordan indberetter man?

Indberetning sker her i portalen. Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder.

Hvem kan anvende Whistleblowerplatformen?

Whistleblowerplatformen kan anvendes af alle virksomhedens nuværende medarbejdere, herunder fuldtids- og deltidsansatte, tidsbegrænset ansatte og vikarer.

Hvad kan indberettes gennem Whistleblowerordningen

Du kan indberette følgende forhold under denne whistleblowerordning;

1) Alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold på arbejdspladsen. Hvad der udgør en alvorlig overtrædelse beror på en konkret vurdering, men det kan bl.a. være:

Bestikkelse
Dokumentfalsk
Hacking, aflytning, optagelse af samtaler mellem andre
Tyveri
Underslæb
Bedrageri
Databedrageri
Mandatsvig
Afpresning
Seksuel chikane
Grov chikane f.eks. på grund af race, køn, farve, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold.

2) Overtrædelser af EU-retten, som defineret i artikel 2 stk. 1 i EUs whistleblowerdirektiv, som kan tilgås via dette link.

Hvad kan ikke indberettes gennem whistleblowerordningen

Whistleblowerordningen et er supplement til den normale dialog mellem medarbejder og ledelsen. Du kan derfor ikke anvende whistleblowerordningen til: personlige utilfredsheder herunder lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, overtrædelse af ryge- eller alkoholpolitik, sygefravær mv.

Det er vigtigt, at whistleblowerordningen ikke anvendes til beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer. Alle indberetninger skal derfor laves i god tro. Hvis indberetningen er indgivet i ond tro, og indberetningen viser sig at være et udslag af personlige negative følelser, hævnlyst mv., kan en ubegrundet indberetning få ansættelsesretlige konsekvenser for indberetteren, hvis denne kan identificeres.

Fortrolighed og Anonymitet

Alle oplysninger, modtaget via denne whistleblowerordning, behandles fortroligt. Whistleblowerordningen er implementeret på en sådan måde, at fortroligheden omkring indberetter og de indberettede i videst muligt omfang er sikret. Det indebærer bl.a., at modtagelse og registrering af indberetninger opbevares på en måde, så uvedkommende medarbejdere ikke kan få adgang til indberetningerne.

Hvis du vælger at foretage en ikke-anonym indberetning, behandles indberetningen fortroligt i videst muligt omfang. Hvis den ikke-anonyme indberetning medfører, at der indledes en retssag mod den eller de personer, indberetningen angår, kan du dog blive indkaldt som vidne i retssagen. Vi kan i disse tilfælde ikke garantere, at din identitet forbliver anonym eller fortrolig.

Der kan være tilfælde, hvor enkeltpersoner muligvis ikke kan forblive anonyme under undersøgelsen eller dele af undersøgelsen. Dette kan ske hvis:

En politirapport indleveres eller åbnes
Undersøgelsen fører til, at der anlægges en sag for retten
Personen, der foretager indberetningen, bliver tilbudt specielle behandlinger under forløbet, som eksempelvis orlov.

Sikker postkasse

Når man foretager en indberetning, har man samtidig muligheden for at oprette en ”sikker postkasse”. Denne postkasse kan man anvende til at fremsende yderligere dokumentation vedrørende sin indberetning.

Undersøgeren af en indberetning har også mulighed for at stille spørgsmål til indberetningen eller efterspørge dokumentation fra indberetteren. Enhver dialog foretaget gennem den sikre postkasse er anonym, og brugen heraf beror alene på indberetterens villighed til at logge ind og besvare disse spørgsmål.

Når du opretter en sikker postkasse, er det meget vigtig, at du husker at gemme linket, der bliver genereret til dig, da det ikke er muligt at fremskaffe det efterfølgende.

Håndtering af indberetning

Indberetningen modtages indledningsvist af......

som skal stå for undersøge indholdet) nærmere, eller om indberetningen skal afvises eller henlægges. Hvis indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen, kan indberetningen behandles under whistleblowerordningen, og de interne undersøgere skal herefter foretage en undersøgelse af indberetningen og sagen i øvrigt.

Omhandler indberetningen en af ovenstående person vil indberetningen blive videregivet til (Indsæt modtager, eks. bestyrelsesformand eller ekstern advokat) som foretages den nødvendige undersøgelse af forholdet.

Indberetteren modtager feedback inden for 3 måneder efter bekræftelsen af modtagelsen eller inden for 6 måneder i behørigt begrundede tilfælde. Medmindre dette viser sig umuligt grundet anonymitet fra indberetterens side.

På baggrund af sagens konkrete omstændigheder kan der være behov for at forlænge tidsfristen til 6 måneder. I dette tilfælde orienterer whistleblowerenheden indberetteren herom inden for 3-måneders fristen.

Hvis undersøgelsen er tilstrækkelig underbygget og viser kritisable forhold, træffes passende tiltag. Dette kan eksempelvis være ansættelsesretlige reaktioner, herunder disciplinære sanktioner såsom advarsel eller afskedigelse, anmeldelse til politiet og evt. retssager mod den person, der er under mistanke for at have begået en lovovertrædelse eller lign.

Beskyttelse af indberetteren

Når en medarbejder indberetter til Whistleblowerordningen i god tro, tildeles man en særlige beskyttelse.

Som indberetter kan man ikke ifalde ansvar for

Afsløring af fortrolige oplysninger, såfremt man er i god tro om nødvendigheden af oplysningerne, for at afdække lovovertrædelser eller alvorlige forhold.
Fremskaffelse af oplysninger, medmindre dette i sig selv udgør en strafbar handling, såsom hacking eller uberettigede aflytninger.
Brud på eventuelle tavshedspligter eller kontraktbestemmelser.

Ydermere er man, som indberetter i god tro, beskyttet imod repressalier, herunder trussel eller forsøg herpå.

Eksempler på repressalier kan være:

Afskedigelser, suspension, afbrydelse af midlertidigt samarbejde mv.
Ændringer i din arbejdsmæssige position, opgaver, arbejdstid eller lønforhold
Degradering eller undladt forfremmelse
Negativ tilbagemelding på performance
Enhver form for chikane både verbal og non-verbal
Udelukkelse fra medarbejderaktiviteter
Andre skadelige handlinger imod medarbejderen selv eller personer tæt på medarbejderen.
Tilbagekaldelse af licens eller tilladelser

Vi tager alle påstande om repressalier meget alvorligt, og de vil derfor blive undersøgt.

IT-sikkerhed

Indberetningssystemet er hostet hos GapSolutions A/S, som er ISO 27001 og ISAE 3000 certificeret, og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet.

GapSolutions A/S har truffet de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hæderligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at uvedkommende får kendskab til eller kan misbruge personoplysningerne. Håndteringen af personoplysninger er underlagt strenge kontroller og procedurer.

Al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Platformen logger ikke Ip-adresser og maskin-ID og benytter ikke cookies.

Hvis en indberetning er foretaget fra en computer, der er på organisationens netværk, er der en risiko for, at de besøgte hjemmesider bliver logget i browserens historik og/eller virksomhedens log. Denne risiko kan elimineres ved at foretage indberetningen fra en computer, der ikke er på organisationens netværk.

Hvis man uploader dokumenter, skal man være opmærksom på, at disse kan indeholde metadata eller oplysninger, der kan kompromittere indberetterens identitet. Derfor bør man sikre sig, at eventuelle kompromitterende metadata eller oplysninger er fjernet fra et dokument, før man uploader det.

Logning

Registrering af indberetninger sker anonymt i systemet. Det eneste, som registreres, er selve indberetningen. Der føres ikke log over den anvendte IP-adresse eller maskin-ID på den computer, som indberetningen bliver fortaget fra.

Behandling af personoplysninger

Behandling af personoplysninger i forbindelse med whistleblowerordningen er beskrevet i vores privatlivspolitik for whistleblowerordning.

Spørgsmål

Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes til (Navn og kontaktoplysninger)